В бюджете журнал операций 3 образец заполнения. Журнал-ордер

В прошлом номере журнала* мы рассматривали положения, регламентирующие порядок учета принятых денежных обязательств государственными (муниципальными) учреждениями. Из этой статьи вы узнаете, каким образом вести учет данных обязательств в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8», в том числе при изменении их объема и перерегистрации, а также как сформировать в программе регистры учета.

Учет принятых денежных обязательств

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» учет денежных обязательств ведется на счетах:

• 502.12 «Принятые денежные обязательства на текущий финансовый год»;
• 502.22 «Принятые денежные обязательства на первый год, следующий за текущим (на очередной финансовый год)»;
• 502.32 «Принятые денежные обязательства на второй год, следующий за текущим (на первый год, следующий за очередным)»;
• 502.42 «Принятые денежные обязательства на второй год, следующий за очередным».

Согласно Инструкции по применению ЕПСБУ по счетам 502.12, 502.22, 502.32, 502.42 установлено ведение аналитического учета в разрезе принятых обязательств (по субконто Принятые обязательства типа Справочник ), видов расходов (по субконто КЭК типа Справочник Коды экономической классификации (КЭК) ) и лицевым счетам (по субконто Разделы лицевых счетов типа Справочник ), а также по видам финансового обеспечения деятельности (КФО) и классификационным признакам счетов (КПС) согласно структуре рабочего плана счетов учреждения.

Для счетов установлен номер журнала операций «9». Это значит, что в проводках по счету будет установлен номер журнала операций 9, операции по счету будут отражаться в Журнале по санкционированию № 9.

Регистрация денежных обязательств

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для отражения на счетах бухгалтерского учета сумм принятых учреждением денежных обязательств текущего года применяется документ .

Документ может быть введен как самостоятельно, так и на основании документов:

• Покупка материалов (в пути);
• Покупка материалов;
• Покупка ОС (в пути);
• Покупка ОС, НМА;
• Покупка НПА;
• Аванс подотчетному лицу;
• Отражение зарплаты в учете;
• Услуги сторонних организаций;
• Принятие ОС со счета 107 на счет 106;
• Таможенная декларация по импорту.

При вводе на основании большинство реквизитов заполняются автоматически из документа-основания. Также автоматически заполняется реквизит Основание , в котором указывается соответствующий документ-основание.

Останется лишь указать Лицевой счет и Раздел лицевого счета , на которых будет отражено кассовое выбытие по исполнению денежного обязательства (рис. 1).

Рис. 1

Таким образом, если в программе зарегистрирован факт поступления товаров, работ, услуг, то документ «Принятое денежное обязательство» может быть введен на основании документов поступления.

Также бухгалтерские записи по принятию денежных обязательств могут формироваться при проведении указанных выше документов, которыми регистрируется поступление товаров, работ, услуг.

Способ регистрации денежных обязательств - формировать автоматически или нет проводки или документы Принятое денежное обязательство - задается в Настройках параметров учета (меню Бухгалтерский учет - Настройка параметров учета , интерфейс Полный ) на закладке Ввод ден. обязательств .

Обратите внимание! Если по соответствующему обязательству (элементу справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств ) уже зарегистрировано денежное обязательство (ДО) на сумму аванса, то в автоматически сформированном документе Принятое денежное обязательство следует уменьшить суммы на сумму ДО по авансу.

Для регистрации денежного обязательства на сумму аванса, предусмотренного по условиям договора, а также в других случаях документ Принятое денежное обязательство вводится самостоятельно.

При вводе нового документа Принятое денежное обязательство Дата документа устанавливается равной рабочей дате программы, она может быть изменена. Номер документа присваивается автоматически при записи документа.

Учреждение - указывается учреждение, принявшее обязательство.

Если учет ведется в разрезе Источников финансового обеспечения (балансов) , для формирования проводок следует указать вид Источника финансового обеспечения (ИФО) .

В документе предусмотрено оформление одной операции - Принятие денежного обязательства текущего года . В соответствии с ней указываются корреспондирующие счета, которые будут отражены в проводках, формируемых при проведении документа:

• Счет дебета - 502.11 «Принятые обязательства на текущий финансовый год»;
• Счет кредита - 502.12 «Принятые денежные обязательства на текущий финансовый год».

В документе следует указать реквизиты первичного документа - основания для принятия денежного обязательства и сумму обязательства в разрезе видов расходов (рис. 2).

Рис. 2

Как было отмечено выше, в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» по счету 502.12 «Принятые денежные обязательства на текущий финансовый год», также как и по счету 502.11 «Принятые обязательства на текущий финансовый год» ведется аналитический учет по лицевым счетам (по субконто Разделы лицевых счетов типа Справочник ). Это позволяет отследить всю цепочку исполнения сметы (плана ФХД) от доведенных ЛБО (утвержденных сметных, плановых назначений) до проведения кассовой выплаты.

Поэтому в документе Принятое денежное обязательство следует указать Лицевой счет и Раздел лицевого счета , на которых будет отражено кассовое выбытие по исполнению денежного обязательства.

В таблице указываются:

• КФО - выбрать код финансового обеспечения обязательства;
• Раздел лицевого счета - выбрать раздел лицевого счета, по которому учитывается принятое обязательство;
• КПС, КЭК - указать коды бюджетной классификации и КОСГУ, по которым принимается обязательство;
• Договор или иное основание возникновения обязательств - из соответствующего справочника выбрать основание принятия денежного обязательства.

Если в учреждении ведется дополнительная аналитика по целям, мероприятиям, дополнительной классификации, следует включить видимость реквизитов Код цели, Код мероприятия, Дополнительная классификация (пункт Настройка списка контекстного меню).

Сумма на текущий год - соответствующая указанному виду расходов сумма принятого денежного обязательства на текущий финансовый год.

В информационной строке Итого подсчитывается итог таблицы, который рекомендуем сравнить с суммой аванса или документа-основания для принятия денежного обязательства.

Заполненный правильно документ следует записать (кнопка Записать ) и провести (кнопки ОК или Провести ).

При проведении документа формируются бухгалтерские записи по принятию денежного обязательства в уменьшение принятого обязательства текущего года:

Дебет 0.502.11.000 Кредит 0.502.12.000

Из документа программа формирует бухгалтерскую справку (ф. 0504833) (кнопка Бухгалтерская справка ). По авансовым платежам документ Принятое денежное обязательство может быть введен на основании договора (элемента справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств ), в котором предусмотрен аванс - зарегистрирован документ План-график финансирования обязательства с суммой аванса *.

Примечание : Подробнее об отражении в программе принятия денежных обязательств (формировании проводок по принятию денежных средств) вы сможете прочитать в следующих номерах журнал.

Изменение объема денежных обязательств

Согласно пункту 311 Инструкции по применению ЕПСБУ суммы изменений объема денежных обязательств учреждения, принятых в текущем финансовом году, отражаются по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 050201000 «Принятые обязательства» и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 050202000 «Принятые денежные обязательства». При этом сумма уменьшений принятых денежных обязательство отражается способом «красное сторно».

Для отражения в программе изменения объема денежных обязательств надо ввести новый документ Принятое денежное обязательство . Новый документ удобно создавать копированием документа Принятое денежное обязательство , сумму которого требуется изменить (см. рис. 3).

Рис. 3

Для увеличения суммы принятого денежного обязательства в новом документе следует ввести сумму увеличения. Для уменьшения суммы принятого денежного обязательства в новом документе следует ввести сумму уменьшения со знаком минус.

Перерегистрация денежного обязательства

Согласно пункту 310 Инструкции по применению ЕПСБУ операции по санкционированию обязательств участника бюджетного процесса, обязательств бюджетного, автономного учреждения (далее - обязательства учреждения), принятых в текущем финансовом году, формируются с учетом принятых и неисполненных учреждением обязательств (денежных обязательств).

Если денежное обязательство было принято, но в текущем году не исполнено, после перерегистрации неисполненной части обязательства в новом году следует перерегистрировать и денежное обязательство в объеме, запланированном к исполнению.

В программе для этого можно скопировать соответствующий документ «Принятое денежное обязательство» и при необходимости скорректировать его сумму.

Формирование регистров учета принятых денежных обязательств

Журнал по санкционированию

Согласно пункту 314 Инструкции по применению ЕПСБУ учет операций с принятыми учреждением денежными обязательствами осуществляется в Журнале по операциям санкционирования на основании первичных документов (учетных документов), установленных финансовым органом соответствующего бюджета (учреждением) с отражением корреспонденций по соответствующим счетам санкционирования расходов бюджета, предусмотренных для соответствующего типа учреждений Инструкцией по применению Плана счетов .

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» операции по счету 502.12 «Принятые денежные обязательства на текущий финансовый год» отражаются в отчете Журнал операций , который позволяет сформировать Журнал по санкционированию по форме 0504071 .

Форма 0504071 и порядок ее заполнения установлены приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н. Согласно Методическим указаниям по формированию Журналов операций (пункт 3 Приложения 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н) журналы операций (ф. 0504071) формируются на основании единой формы документа, в которую записываются наименование и номер создаваемого документа.

Для формирования Журнала по санкционированию в настройке параметров отчета Журнал операций следует указать номер журнала - 9.

Следует отметить, что Методические указания по формированию Журналов операций не содержат отдельных указаний по формированию Журнала по санкционированию .

Поскольку по счету 502.12 «Принятые денежные обязательства на текущий финансовый год» установлено ведение учета в разрезе разделов лицевых счетов, отчет можно получать отдельно по определенному лицевому счету (разделу лицевого счета), установив в качестве разделителя операций субконто Разделы лицевых счетов .

Также для журнала № 9 можно установить вывод раздела лицевого счета в графе Наименование , установив в качестве показателя субконто Разделы лицевых счетов .

Журнал операций № 9 по санкционированию можно формировать отдельно по счету 502.12. Для этого счет надо включить в отбор (см. рис. 4).

Рис. 4

Выполненную настройку варианта отчета можно сохранить с помощью кнопки Сохранить настройки отчета для последующего использования. Сохраненную настройку можно применить с помощью кнопки Загрузить настройки отчета .

Журнал учета принятых обязательств

Аналитический учет принятых учреждением обязательств (денежных обязательств) ведется в Журнале учета принятых обязательств , в разрезе видов расходов (выплат), предусмотренных сметой (планом финансово-хозяйственной деятельности) учреждения. Такая норма содержится в пункте 320 Инструкции по применению ЕПСБУ.

Форма Журнала учета принятых обязательств 0504064 и порядок ее заполнения установлены приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н.

Согласно приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н форма 0504064 называется «Журнал регистрации обязательств».

Согласно Методическим указаниям по формированию регистров учета (пункт 3 Приложения 5 к приказу Минфина России от 15.12.2010 № 173н) Журнал регистрации обязательств (ф. 0504064) применяется учреждением для учета обязательств (денежных обязательств) текущего финансового года.

В Журнале учета принятых обязательств (ф. 0504064) указывается основание для принятия обязательства (денежных обязательств) (наименование, номер и дата документа), номер счета бухгалтерского учета и сумма (в рублях, в иностранной валюте), дата постановки обязательства (денежного обязательства) на учет и дата снятия с бухгалтерского учета.

В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» для формирования Журнала учета принятых обязательств применяется отчет (меню Бухгалтерский учет -> Регламентированные регистры бухгалтерского учета -> Журнал регистрации обязательств ).

Журнал регистрации обязательств можно формировать отдельно по счету 502.12. Для этого счет надо включить в отбор (см. рис. 5).,

Рис. 5

В сформированном отчете отражаются основание для принятия денежного обязательства-наименование, дата и номер договора, контракта (элемента справочника Договоры и иные основания для принятия обязательств ), номер счета бухгалтерского учета, на котором отражено денежное обязательство, сумма денежного обязательства, дата постановки денежного обязательства на учет и дата снятия с бухгалтерского учета.

В качестве суммы принятого денежного обязательства указывается сумма проведенных документов Принятое денежное обязательство , зарегистрированных в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» по данному основанию в периоде формирования данного отчета.

В качестве даты постановки денежного обязательства на учет указывается дата соответствующего документа Принятое денежное обязательство .

Если по основанию для принятия обязательства зарегистрировано более одного документа Принятое денежное обязательство , например, на сумму аванса и на сумму окончательного расчета за поставленные товарно-материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги), то будет показана дата первого по времени документа Принятое денежное обязательство .

В качестве даты снятия денежного обязательства с бухгалтерского учета указывается дата кассового выбытия - дата проведения соответствующего документа (документов) (рис. 6).

Рис. 6

В графе Примечание указываются даты и суммы документов по исполнению соответствующего денежного обязательства.

Строки графы Примечание программа позволяет расшифровать. Сделать это можно двойным щелчком левой клавиши мыши: открывается соответствующий документ Заявка на кассовый расход, Платежное поручение, Кассовое выбытие .

Также по счету 502.12 можно формировать любые стандартные отчеты.

В программе предусмотрено отражение данных по счету 50202 при автозаполнении регламентированных отчетов «Ф. 0503128, Отчет о принятых бюджетных обязательствах», «Ф. 0503138», Отчет о принятых расходных обязательствах по приносящей доход деятельности» и «Ф. 0503738, Отчет об обязательствах, принятых учреждением».

Документы, которые отражают финансово-хозяйственную деятельность учреждения, могут формировать бухгалтерский проводки. Чтобы упростить работу и автоматизировать этот процесс,в программе 1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 редакции 2.0 существует механизм бухгалтерских операций (совокупность всех проводок, которые формирует один документ). Этот механизм позволяет уменьшить временные затраты. А так как большинство операций носят массовый характер и одинаковы с точки зрения проводок, существует целый справочник типовых операций. О них мы и поговорим в статье.

Найти справочник можно:

Он представляет собой сборник типовых операций, в каждую из которых включены настройки по формированию тех или иных проводок. Обратите внимание, что они в обязательном порядке принадлежат какому-либо документу:

Формируя и заполняя тот или иной документ в программе 1С: БГУ 8 редакции 2.0, обратите внимание на вкладку «Бухгалтерская операция». Это вкладка как раз отвечает за выбор операции и других дополнительных реквизитов. Для примера рассмотрим формирование документа «Заявка на кассовый расход»:

Заполним документ необходимыми данными:

И перейдем на вкладку «Бухгалтерская операция»:

Данная вкладка содержит строку выбора бухгалтерской операции из справочника типовых операций:

Причем открываются только те операции, которые принадлежат текущему документу. Те операции, которые в списке помечены желтой точкой, являются предопределенными данными (то есть, они созданы компанией 1С в соответствии с инструкциями для государственных учреждений, поставляются вместе с программой и периодически обновляются при возникновении необходимости):

После выбора операции форма видоизменяется, и становятся доступны для заполнения дополнительные реквизиты операции:

В списке нашего примера также имеется операция, не помеченная желтой точкой. Такие операции создаются пользователем, если нужны какие-либо коррективы в формировании бухгалтерский проводок:

Рассмотрим создание типовой операции для документа «Заявка на кассовый расход». Удобнее всего это делать на основании имеющейся операции, но с внесением корректировок по нашему желанию.
Рекомендую копировать типовые операции, а не изменять существующие, так как типовые операции, как и вся конфигурация, периодически обновляется, и в случае, когда операция перестанет работать илиначнет работать некорректно – можно сравнить с актуальной операцией от разработчиков 1С и увидеть, какие произошли изменения.
Перейдем снова в справочник типовых операций. В списке документов найдем интересующий нас:

После выбора операции необходимо скопировать эту строку для изменения. Воспользуемся специальной кнопкой:

После нажатия на кнопку появляется диалоговое окно подтверждения:

После подтверждения открывается окно редактирования новой типовой операции:

Первое, что необходимо сделать – изменить наименование.Это важный момент, так как в списке типовых операций отличать их нужно будет по наименованию:

Рассмотрим последовательно основные реквизиты этой формы.
1. Документ – в этом реквизите указывается принадлежность к документу. Редактировать этот реквизит нежелательно.Если нужно создать типовую операцию для другого документа, то лучше скопировать операцию от поставщика, принадлежащую именно тому документу. Это связано с тем, что настройки операции часто привязаны к индивидуальным реквизитам документа, и при изменении документа типовая операция попросту работать не будет.
2. Условие использования – в этом реквизите можно указать условие, по которому будет срабатывать данная типовая операция. Для настройки открывается дополнительное окно:

Теперь рассмотрим вкладки формы.
Вкладка «Формулы»

Эта вкладка разделена на 2 части:
- в левой части в виде дерева перечислены все доступные для формул поля документа (здесь можно выбирать поля; если они ссылочного типа, то доступные поля также раскрываются в новое ответвление дерева);
- в правой части описываются формулы для заполнения реквизитов бухгалтерской операции.
В правой части также имеется реквизит «Устанавливать блокировку в начале вычислений». Он обычно устанавливается в тех операциях, которые подразумевают вычисление остатков. При установке флажка на период вычисления информационная база заблокирует остатки, необходимые для проведения расчета (например, если производится вычисление остатков по основным средствам, то провести перемещение, списание и другие операции по изменению остатков будет нельзя). Вычисление обычно занимает доли секунды, поэтому на работе даже в многопользовательском режиме это сказывается совсем незначительно.

Два стандартных реквизита – «Организация» и «Дата», по умолчанию, берутся из документа.

Следующий реквизит этой закладки – «Условие». Предназначен для назначения условия, по которому будет формироваться операция (в случае положительного результата условия). При создании условия возможно использование функций и процедур, которые описаны в конфигураторе разработчиками 1С.

Ниже располагается следующий реквизит – «Текст сообщения при ошибке». В этом поле можно написать сообщение об ошибке, которое будет выдаваться пользователю, если условие формирования проводки будет отрицательное.

Вкладка «Дополнительные реквизиты»

На этой вкладке расположены реквизиты операции, отсутствующие в документе, но необходимые для бухгалтерской проводки.
Здесь для наглядности реквизиты можно группировать по папкам. Для каждого реквизита задается признак обязательности (при попытке провести документ без заполненного реквизита, у которого установлен признак обязательности, программа выдаст ошибку и проведение не будет осуществлено). Также на данной вкладке указывается имя для формулы (обратите внимание, что имя формируется в соответствии с правилами имен на встроенном языке 1С: без пробелов, каждое следующее слово в имени - с большой буквы) и тип реквизита (то, какие значения может принимать этот реквизит, например, элемент справочника «Классификационные признаки счетов»).
На этой кладке имеется кнопка «Предварительный просмотр» - удобный инструмент, чтобы увидеть, как будет выглядеть форма с операцией и дополнительными реквизитами в документе:

Дополнительные реквизиты на форме будут сгруппированы именно так, как были сгруппированы нами в папках:

Также на форме имеется реквизит по настройке прав доступа к этой операции (для ограничения доступа, например,специалистам с ролью «Пользователь»):

После рассмотрения титульной формы операции, перейдем к проводкам типовой операции:

Форма представляет собой список проводок, которые формируются в результате типовой операции:

Реквизит «Откл.» - признак активности проводки. Если мы укажем положительное значение в данном столбце, программа никогда (ни при каких условиях) не будет формировать эту проводку:

Реквизит «Усл.» - признак наличия условия.При отсутствии флажка в этом реквизите проводка будет формироваться всегда, независимо от условий. При наличии – только при положительном исходе проверки условия (проводка будет формироваться, если выполняется условие):

Каждую из проводок можно рассмотреть отдельно:

В целом, форма состоит из двух частей: с левой стороны – источники и реквизиты документа для формул; справа – сами формулы.
Рассмотрение начнем с важного реквизита - «Источник данных»:

В этом поле необходимо указать, откуда программа будет брать данные – непосредственно из табличной части документа (в нашем примере – это «Расшифровка платежа» или «Реквизиты документа основания») или из дополнительных источников данных (в нашем примере – это «Таблица расчетов с погашением задолженности» или «Оплата поставщику УСН»). Подчеркну, что выбрать можно только один источник данных: например, при выбранном источнике данных «Расшифровка платежа» реквизиты дополнительных источников недоступны:

Также в левой части среди операнд формул перечислены «Агрегатные функции» и «Функции общего модуля» - это различные варианты вычисления значений, которые могут использоваться при необходимости. Они представлены довольно большим списком от разработчиков 1С, изучив данный список, можно создавать довольно сложные вычисляемые проводки.

Следующим операндом в списке являются макросы - #ЗначениеЗаполнено и #ЗначениеЗаполнено/Прервать. Очень полезные макросы, с помощью которых проверяется заполненность того или иного поля (например, можно выстроить условие указания субконто в проводке только том случае, если оно заполнено):

Как вы уже поняли, с правой стороны описываются непосредственно формулы для каждой составляющей проводки. Проводка делится на общие реквизиты и реквизиты дебета и кредита. Простым перетаскиванием из левой части в правую операнды из интересующего нас источника данных переносятся в формулы.
И напоследок хотела бы отметить, что также в формулах используется стандартная конструкция:

Представляет собой условие, которое указывается после служебного слова «КОГДА».Далее описываются варианты развития событий: если результат срабатывания условия положительный, используется конструкция после служебного слова «ТОГДА», в противном случае – конструкция после слова «ИНАЧЕ».
На этом рассмотрение создания и изменения типовых операций можно считать оконченным. Напоследок хотелось бы сказать, что изменение типовых операций под ваши требования сильно облегчает непростую задачу ведения учета и, освоив этот механизм, можно упростить многие задачи бухгалтера!

Каждое предприятие имеет возможность самостоятельно выбрать систему и форму ведения налогового и бухгалтерского учета. Превалирующими принципами формирования бухгалтерских данных являются: достоверность, прозрачность, доступность восприятия, возможность получения отчета о любом активе или виде расчетов, исключение утечки данных и их искажения.

Применяемые формы и системы учета

Совокупность документов, регистров, отчетов бухгалтерского учета, последовательность и порядок их заполнения, внешний вид являются определяющими для формы учета. Принято выделять несколько их видов:

1. Мемориально-ордерная система учета.
2. Журнально-ордерная система учета.
3. Упрощенная система.

Наиболее широко распространенной системой ведения на предприятии бухгалтерского учета принято считать журнально-ордерную форму. В современных условиях автоматизации процессов создано множество вариантов программного обеспечения, которые ориентированы на получение максимального результата. При использовании бухгалтерских программ четкие границы между формами и системами учета отсутствуют, так как формирование отчета любого вида занимает минимальное количество времени и прилагаемых усилий.

Общие характеристики журнально-ордерной системы учета

В основе данной системы лежит принцип систематизации и накопления данных, отраженных в первичных документах. Запись информации в регистрах происходит одновременно с учетом хронологической последовательности. Основными документами системы являются: журнал-ордер, накопительная (вспомогательная) ведомость, главная книга и сальдовый баланс. Для более подробного раскрытия информации по аналитическому учету может применяться карточка и счета. Их данные переносятся в соответствующий журнал-ордер и ведомость. Для учета основных производственных и непроизводственных фондов, нематериальных активов ведутся инвентарные карточки каждого объекта, учет затрат на производство происходит с помощью калькуляционных ведомостей. Различного рода расчетные таблицы и расшифровки ведутся по мере необходимости отдельно для каждого вида активов, расчетов.

Порядок заполнения регистров

Заполнение журналов-ордеров происходит по кредитовому признаку операции, т. е. данные, отраженные в первичных документах, суммируются по кредиту конкретного счета и записываются в соответствующий регистр. При этом корреспондирующий по дебету регистр отражается в нем же, что позволяет применять метод в одном документе. Каждый журнал-ордер - это ведомость, построенная по шахматному принципу, сформированная по кредиту одного или нескольких подобных (близких по содержанию) счетов.

Суммовое значение ставится на пересечении строки и колонки регистра. Для примера можно взять журнал-ордер 2, предназначенный для отражения информации по кредиту счета №51 «Расчетный счет», в дебет счетов 50, 55, 52, 57, 58, 18, 60, 62, 68, 66, 76, 71, 70, 73, 75 и т. д.

Журнал-ордер №2

№ записи										Итого по Кредиту
										2,0
										57,0
										15,0
										35,0
										13,0

Здесь отражены следующие операции:

Каждая хозяйственная операция подтверждена на основании которого производится заполнение журнала-ордера. При снятии наличных в кассу предприятия используется приходный кассовый ордер (сч. 50), для перечисления денежных активов с расчетного счета компании различным контрагентам или бюджетам различных уровней - платежное поручение.

Ведомость

Журнал-ордер заполняется с первичных документов, но некоторые счета имеют достаточно большой объем аналитической информации, которая обрабатывается во вспомогательной ведомости, а ее суммовой итог за день относится в соответствующую ячейку регистра. Например, при расчетах с поставщиками и подрядными организациями за один день возможно проведение нескольких десятков перечислений в счет погашения (уменьшения) суммы задолженности или оплаты авансовых платежей. Для ведения аналитики составляется вспомогательная ведомость по В указанном примере 12.05.2010 года с расчетного счета предприятия перечислено 57,0 единиц средств, которые направляются различным контрагентам по соответствующим договорам или документам поставки. Для расшифровки данной суммы может быть составлен специальный документ.

Расшифровка счета 60

Итог данной ведомости отражается в журнале-ордере №2, к аналитической расшифровке прилагаются подтверждающие операцию документы (платежные поручения с отметкой банка).

Номера регистров

Нумерации подлежит каждый журнал-ордер. Бланк представляет собой лист большого формата, в котором отражается множество граф для записи номеров счетов, корреспондирующих с кредитом выбранного счета (или группы). Записи операций ведутся ежедневно или по мере формирования первичных бухгалтерских документов, вспомогательных ведомостей. Журнал-ордер открывается на конкретный синтетический счет (группу аналогичных по содержанию счетов) ежемесячно, каждому присваивается постоянный номер.

• Форма № Ж-1 ведется по кредиту 50 счета.
• Форма № Ж-2 ведется по кредиту счета 51.
• Форма № Ж-3 - кредит счетов 56, 57, 55.
• Форма № Ж-4 - кредит счетов 92, 95, 93, 94, 90.
• Форма № Ж-6 - кредит 60 счета.
• Форма № Ж-7 - кредит
• Форма № Ж-8 - кредит счетов 06, 97, 09, 61, 67, 64, 63, 76, 75, 58, 73.
• Форма № Ж-10 - кредит счетов 70, 02, 10, 84, 20, 69, 23, 65, 29, 28, 26, 31, 44, 05.
• Форма № Ж-11 - кредит счетов 43, 41, 40, 46, 45, 62.
• Форма № Ж-12 - кредит счетов 82, 89, 96, 86, 87, 88, 85.
• Форма № Ж-13 - кредит счетов 01, 48, 03, 04, 47.
• Форма № Ж-14 - кредит счета 14.
• Форма № Ж-15 - кредит счетов 83, 81, 80.
• Форма № Ж-16 кредит счетов 11, 07, 08.

Закрытие регистров

Журналы-ордера по счетам заполняются на протяжении месяца, при закрытии каждого регистра суммируются обороты по кредиту в дебет указанных счетов. Данные синтетического учета проверяются на соответствие значениям вспомогательной ведомости, где отражены аналитические расшифровки. Полученные значения после сверки переносят в Главную книгу. Она открывается на каждый календарный год, содержит остатки на начало периода, ежемесячно заполняется оборотами по счетам и служит для составления промежуточного баланса (квартальный, месячный, полугодовой).

При закрытии года (отчетного периода) на основании данных, занесенных в Главную книгу, формируется бухгалтерский баланс. Для этого суммируются обороты всех журналов-ордеров за период, учитывается начальное сальдо, и в зависимости от типа счета (пассивный или активный), рассчитывается остаток на конец года. Журнально-ордерная система учета предназначена для ручной обработки данных. Ее основной отрицательной характеристикой является громоздкость журналов и регистров, поэтому оптимальным вариантом ее применения является автоматизация учета.

Журнал расчетов с подотчетными лицами 3 - это название формы бухгалтерского регистра, применяемого в организациях бюджетной сферы и во внебюджетных фондах. Однако такой же номер (№ 3) установлен и для журнала, в котором учитываются расчеты с подотчетниками на субъектах малого предпринимательства (СМП). Разбираемся.

Немного теории: формы бухгалтерского учета

Журналы - один из видов бухгалтерских регистров. Журнально-ордерная система учета - это один из видов организации учетной работы бухгалтерии. Напомним, что существует три вида организации бухгалтерской работы, три формы бухучета:

1. Простая форма учета, применяется СМП.
2. Журнально-ордерная форма учета.
3. Мемориально-ордерная система учета.

Простая форма учета предназначена для малых предприятий, число операций которых не превышает, как правило, 30 в месяц и не несет больших материальных затрат (п. 22 ст. 4.1 приказа Минфина от 21.12.1998 № 64н, далее - приказ № 64н). В этом случае основной формой учета является Книга учета операций хозяйственной деятельности. Кроме этого ведутся следующие регистры:

• книга расчетов по заработной плате и по НДФЛ;
• ведомость учета зарплаты (по форме № В-8);
• книга по форме № К-1 для учета операций с имуществом.

Напомним, что кроме простой формы бухучета, согласно п. 8 ст. 3.1 Рекомендаций для СМП «Института профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» от 25.04.2013 № 4/13 (далее по тексту - протокол ИПБ РФ № 4/13), малые предприятия имеют право использовать такие виды организации учетной работы, как:

• полная форма учета,
• сокращенная форма учета.

Подробнее о том, как организовать бухучет упрощенцам, рекомендуем ознакомиться в статье .

Мемориально-ордерная форма учета схематично представлена на рис. 1. Как видно, основу этой формы бухучета составляют ведомости и карточки аналитического учета, главная книга, в которой сводятся данные синтетического учета, журналы регистрации операций. Эта форма учета проще для понимания, но сложнее в формировании сводных данных - формирование мемориальных ордеров для каждой операции (вручную) занимает довольно много времени. Такая форма учета имела широкое применение на предприятиях Советского Союза. Сегодня многие программные платформы для ведения бухучета строятся на базе мемориально-ордерной системы учета.

Рисунок 1. Схема организации мемориально-ордерной формы учета

Журнально-ордерная форма учета - это хронологическая регистрация хозяйственных операций в журналах-ордерах. Формируются по каждому месяцу на основании данных первичных документов или накопительных ведомостей. При журнально-ордерной системе учета регистрация операции производится по кредиту счета с одновременным отображением дебета счета-корреспондента. На рис. 2 приведена схема организации учета при журнально-ордерной форме.

Рисунок 2. Схема организации учета при журнально-ордерной форме

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами

Журнал по учету операций расчетов с подотчетными лицами является одним из регистров бухучета при журнально-ордерной системе учета. Номер этого журнала в учете может быть 3, 7 или 6. Это зависит от того:

• относится ли предприятие:
  • к бюджетным (журнал № 3 для бюджетных организаций),
  • не бюджетным (журнал № 3, 6 или 7);
• какая система бухучета применяется:
  • упрощенная (журнал № 3 для СМП на упрощенной системе учета - письмо Минфина СССР от 06.06.1960 № 176, далее Письмо № 176),
  • полная (журнал № 7);
• к какой сфере деятельности относится (например, для аптечных предприятий используется журнал № 6 - приказ Минздрава СССР от 31.03.1987 № 468).

Для коммерческих структур, использующих полную форму бухгалтерского учета, установлен перечень регистров, в котором журнал расчетов с подотчетными лицами значится под номером 7 (Приложение № 2 к письму Минфина от 24.07.1992 № 59, далее - письмо № 59). Данная форма журнала № 7 рекомендована к применению в строительстве, на промышленных предприятиях, в науке, в организациях сферы снабжения и сбыта.

Для предприятий, относимых к числу СМП, перечень регистров, которые они могут использовать при упрощенной системе бухучета, установлен Письмом № 176. Этим же документом установлен номер журнала, в котором отражаются операции по расчетам с подотчетными лицами.

Перечень журналов для бюджетных организаций установлен приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н (далее - приказ № 52н) и приказом Казначейства РФ от 08.02.2005 № 165 (далее - приказ № 165). Журнал для расчетов с подотчетными лицами в этих документах указан под номером 3.

Журнал № 3 для СМП

В приложении № 2 Письма № 176 установлено, что в журнале № 3 отражаются операции по кредиту счетов: 60, 71, 76 (61, 67, 73, 76) и 77 (77, 79). Накопление информации, переносимой в журнал, производится в соответствующих ведомостях.

Сведения о расчетах с подотчетными лицами первоначально накапливаются в ведомости № 2. Это годовая ведомость. Здесь производится аналитический учет расчетов с разными дебиторами и кредиторами (включая подотчетников), за исключением расчетов по счету 60 (для этого счета создается отдельно ведомость № 1).

СПРАВКА: если предприятие относится к числу СМП, то оно может и не использовать журнально-ордерную форму учета. В этом случае необходимо руководствоваться положениями приказа № 64н и протокола ИПБ РФ №4/13.

Первичными документами для оформления записей в ведомости № 2 и последующего переноса в журнал № 3 при расчетах с подотчетными лицами являются:

1. Расходный кассовый ордер или платежное поручение (выдача или перечисление денег в подотчет), оформленные на основании заявления подотчетного лица. Заявление должно быть согласовано и утверждено руководством.
2. Авансовый отчет.
3. Первичные документы, подтверждающие факт целевого расхода денежных средств подотчетником.
4. Приходный ордер - в случае возврата части аванса (или полной его суммы) подотчетным лицом.
5. Расходный ордер - в случае необходимости доплаты подотчетнику, если сумма целевого расхода оказалась выше аванса.

В соответствии с целевым назначением использования выданных средств в журнале № 3 кредит 71-го счета может корреспондировать с дебетом счетов: 08, 10, 20 (23, 25, 26), 70 и др.

Такой важный аспект расчетов, как наличие у подотчетного лица задолженности по подотчетным суммам, можно увидеть только в ведомости № 2, где выводится сальдо расчетов по каждому выданному авансу и по каждому подотчетнику.

Журнал № 3 для учета расчетов с подотчетниками в бюджетных организациях

В Приложении № 3 к приказу № 52н и к приказу № 165 установлено, что № 3 соответствует журналу операций расчетов с подотчетными лицами. Несмотря на совпадение основных правил работы с подотчетными суммами в коммерческих и бюджетных предприятиях, существуют все же некоторые различия.

Если для вас этот аспект учета представляет особенный интерес, рекомендуем обратиться к статье .

Журнал операций в бюджетных организациях выполняет ту же функцию, что и в общей системе бухгалтерского учета - здесь аккумулируются обороты по счету расчетов с подотчетными лицами в корреспонденции с дебетом счетов, куда производится списание суммы выданного аванса.

Счет кредита, на котором отражаются расчеты с подотчетниками в организациях бюджетной сферы, - 1 208 00 000. Кодами КОСГУ установлена классификация расходов, на основании которой производится формирование 22-го и 23-го разряда чисел в номере счета.

Так, например, суммы, выданные в подотчет на оплату транспортных расходов, отражаются на счете 1 208 22 000 (по КОСГУ код 222). Выдача денег для оплаты покупки ТМЦ отражается по счету 1 208 34 000 (код КОСГУ 340). Приказ Минфина России от 01.07.2013 № 65н (далее - приказ № 65н) - основной документ, которым пользуются для определения кода расходов или доходов в бюджетных организациях.

Зачем вести журнал № 3

Если для бюджетных организаций такой вопрос не стоит (ведение журнала № 3 предписывается нормативными документами и является обязательным), то предприятия коммерческой структуры могут задаться таким вопросом.

Насколько строго нормируется применение того или иного регистра бухучета в коммерческой сфере? Предприятие самостоятельно выбирает не только форму бухгалтерского учета. При выборе формы бухучета предприятие самостоятельно определяет, какие именно регистры оно будет формировать. Выбор этот делается исходя из принципа целесообразности. При этом необходимо обеспечить достоверность, своевременность и точность бухгалтерской информации, формируемой в регистрах бухучета.

Если у предприятия активно используется 71-й счет, то можно для отражения расчетов с подотчетными лицами использовать отдельный журнал. Если выдачи денег в подотчет нет или таких операций немного, и при этом предприятие имеет право вести упрощенный бухучет, то можно не использовать специальный регистр. Нумерация журналов тоже может отличаться от рекомендуемой.

Эти решения должны найти свое отражение в учетной политике предприятия. Напомним, что формы учетных документов организации вправе разрабатывать самостоятельно (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). При этом в журнале-ордере должны быть все обязательные реквизиты для регистров бухгалтерского учета, установленные ч. 4 ст. 10 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Итоги

Журналы - часть системы бухгалтерского учета при ведении его по журнально-ордерной форме. Операции по расчету с подотчетными лицами относятся к наиболее контролируемым со стороны проверяющих органов. Поэтому они требуют особо внимательного оформления.

Бюджетники для отражения операций по расчетам с подотчетниками используют журнал операций № 3. Принцип учета остается похожим на принцип формирования журналов-ордеров при учете в организациях, не имеющих отношения к бюджету. Суммы кредита счета расчетов с подотчетными лицами корреспондируют с дебетом счетов, куда суммы списываются.

Журнал № 3 используется и малыми предприятиями. Но в данном случае этот журнал носит комплексный характер, и в некоторых источниках его называют «Расчеты». Предприятия, относящиеся к СМП и выбравшие журнально-ордерную систему бухучета, могут использовать журнал № 3 для отражения расчетов не только по счету № 71, но и по счетам 60, 61, 67, 76, 73, 76, 77, 79.

Достоверная и актуальная информация по хозяйственным операциям нужна как для того, чтобы эффективно управлять компанией, так и для целей налогового учета. Журнал хозяйственных операций является одним из базовых документов бухгалтерского учета. На его базе составляются ведомости, справки, сводки, которые необходимы для работы любого финансиста или бухгалтера.

Журнал хозяйственных операций – это учетный документ, в котором отражаются все операции, имеющие место быть на предприятии.

Пользуясь журналом хозяйственных операций, менеджмент совместно с финансовым и бухгалтерским отделом могут отслеживать текущую финансовую обстановку на фирме, анализировать изменения, а также прогнозировать будущие производственные потребности.

Порядок составления и образец заполнения с проводками

В зависимости от того, в каком виде ведется журнал (в бумажном, или электронном), меняется техника его ведения.

Если журнал бумажный, то необходимо исполнить последовательность определенных действий:

1. Сначала надо открыть журнал.
2. Затем нужно на новой строке отразить хозяйственную операцию с ее реквизитами (датой, содержанием, типом).
3. Если это необходимо, то можно указать документы, на основании которых выполнялась проводка.
4. Следом за этим нужно отразить сумму проводки.
5. После этого надо указать дебет и кредит используемых счетов (по дебету обычно указываются обязательства перед предприятием и сумма фактически полученных средств, по кредиту – обязательства фирмы перед кредиторами и сумма фактически уплаченных средств).
6. И, наконец, нужно поставить подпись и расшифровать ее.

Что представляет собой журнал учета огнетушителей и как его правильно заполнить, вы можете узнать

Эта последовательность остается одинаковой для любой хозяйственной операции.

Если журнал ведется в электронной форме , например в программе «1С бухгалтерия», то для отражения хозяйственной операции необходимо будет сделать следующее:

1. Открыть программу, с помощью которой ведется бухучет, кликнуть на вкладке «Меню», отыскать раздел «Учет», отыскать раздел «Хозяйственные операции» и кликнуть на кнопку «Добавить».
2. В открывшемся окне надо указать наименование проводки со всеми реквизитами (датой, типом, суммой).
3. Если есть необходимость, то можно указать информацию в разделе «От кого».
4. Следом за этим необходимо отразить дебет и кредит используемых счетов. (Для того, чтобы привязать к проводке банковскую операцию, нужно найти необходимый документ, кликнуть на него правой кнопкой и выбрать «Утвердить», после этого документ будет корреспондировать с проводкой).
5. Ну и, наконец, нужно сохранить хозяйственную операцию.

Что такое журнал регистрации инструктажа по пожарной безопасности и обязательно ли его вести на предприятии – читайте

В основном последовательность этих действий не меняется при отражении любых хозяйственных операций.

Где можно скачать бесплатно пример и образцы журнала хозяйственных операций?

Пример заполнения журнала хозяйственных операций вы можете скачать

Журнал хозяйственных операций – образец заполнения с проводками:

Таким образом, журнал хозяйственных операций на предприятии ведет ответственный работник бухгалтерии и вносит записи в него при каждом акте хозяйственной жизни.

Образец заполнения и пошаговая инструкция по ведению журнала учета трудовых книжек содержатся

Если документ ведется в бумажном виде, то особое внимание стоит уделить аккуратности его заполнения: помарки могут стать поводом для долгой проверки. Если журнал ведется в электронной форме, то нужно обратить внимание на указанные в проводках суммы: такая отчетность ведется в автоматическом режиме, и при ошибках в суммах придется проверять все соответствующие документы.

В каком порядке осуществляется регистрация хозяйственных операций и формирование отчетов в системе 1С Бухгалтерия, вы можете узнать в этом видео: